Regulamin Lubelskiego Festiwalu Nauki

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin Lubelskiego Festiwalu Nauki zwanego dalej Festiwalem określa kwestie dotyczące uczestnictwa w Festiwalu w celu zapewnienia bezpieczeństwa Uczestników Festiwalu.
2. Festiwal jest przedsięwzięciem cyklicznym odbywającym się co roku we wrześniu w Lublinie. W tym roku przypada XX edycja Festiwalu, która odbędzie się w dniach 14-20 września 2024 r.
3. Festiwal nie ma osobowości prawnej.
4. Festiwal jest przedsięwzięciem niedochodowym.
5. Organizatorami Festiwalu są: Uniwersytet Medyczny w Lublinie z siedzibą przy Alejach Racławickich 1, 20-059 Lublin, Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie z siedzibą przy Placu Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin, Politechnika Lubelska z siedzibą przy ul. Nadbystrzyckiej 38 D, 20-618 Lublin, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie z siedzibą przy ul. Akademickiej 13, 20-950 Lublin, Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II z siedzibą przy Alejach Racławickich 14, 20-950 Lublin oraz Urząd Miasta w Lublinie z siedzibą przy Placu Króla Władysława Łokietka 1, 20-109 Lublin, zwani dalej Organizatorami.
6. Każdego roku Głównym Organizatorem Festiwalu jest jedna z powyższych Uczelni zwana dalej Głównym Organizatorem. W tym roku Głównym Organizatorem jest Uniwersytet Medyczny w Lublinie.
7. Poza wskazanymi w ust. 5 Organizatorami w organizacji Festiwalu biorą udział współorganizatorzy, których wykaz dostępny jest na stronie https://festiwal.lublin.pl.
8. Organizatorzy Festiwalu zastrzegają sobie prawo do decyzji o Instytucjach Współorganizujących Festiwal.
9. Status sponsora Festiwalu w danym roku przyznaje Główny Organizator.
10. Głównym celem Festiwalu jest upowszechnianie, promowanie oraz popularyzowanie nauki i badań naukowych, a także działalności kulturalno-artystycznej wśród społeczności Lublina i całego regionu.
11. W ramach Festiwalu realizowane są projekty festiwalowe i projekty piknikowe:
    1. Projekty festiwalowe to wszelkie formy popularyzacji nauki i działalności kulturalno-artystycznej zaakceptowane przez Organizatorów. Projekty festiwalowe mogą przyjmować formy: wykładów, ćwiczeń, laboratorium, seminarium i projektów piknikowych.
    2. Projekty piknikowe to jedna z form projektów festiwalowych. Projekty piknikowe realizowane są podczas Lubelskiego Pikniku Naukowego i nie wymagają rejestracji uczestnictwa.
12. Kierownik Projektu Festiwalu to osoba zgłaszająca projekt festiwalowy zaakceptowany przez Głównego Organizatora i odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie projektu.
13. Uczestnik Festiwalu to każda osoba znajdująca się w czasie trwania Festiwalu w budynkach Organizatorów, współorganizatorów, partnerów lub na terenach, gdzie odbywają się projekty festiwalowe.
14. Teren Festiwalu oznacza budynki Organizatorów, współorganizatorów, partnerów lub tereny, gdzie odbywają się projekty festiwalowe.
15. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za Uczestników w czasie trwania Festiwalu, w zakresie w jakim naruszają oni postanowienia niniejszego Regulaminu lub nie wykonują poleceń Organizatorów.
16. Dokonanie rejestracji uczestnictwa w projektach festiwalowych jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

 

II. UCZESTNICTWO W LUBELSKIM FESTIWALU NAUKI

1. Udział w projektach festiwalowych jest bezpłatny.
2. W Festiwalu mogą brać udział zarówno osoby indywidualne, jak i grupy zorganizowane.
3. Udział w projektach festiwalowych może być ograniczony przez limit miejsc czy kategorie wiekową. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odmowy rejestracji uczestnictwa w projekcie z powyżej wymienionych przyczyn w każdym czasie.
4. Udział w wybranych projektach festiwalowych wymaga wcześniejszej rejestracji przez Uczestnika na stronie internetowej Festiwalu, a informacja o tym widnieje na stronie Festiwalu (www.festiwal.lublin.pl) (Załącznik nr 1 – „Polityka prywatności serwisu Lubelskiego Festiwalu Nauki”).
5. Zasady rezerwacji udziału w projektach festiwalowych znajdują się na stronie Festiwalu (www.festiwal.lublin.pl).
6. Ramowy program Festiwalu zostanie zamieszczony na stronie internetowej Festiwalu.

 

III. WYTYCZNE ZGŁASZANIA PROJEKTÓW

1. Projekty mogą zgłosić: pracownicy naukowi, pracownicy naukowo-dydaktyczni, pracownicy dydaktyczni, pracownicy administracyjni, pracownicy techniczni i techniczno-inżynieryjni oraz pracownicy instytucji współtworzących Festiwal oraz studenci studiów I i II stopnia, studiów jednolitych, studenci studiów doktoranckich, studenci studiów podyplomowych, studenckie koła naukowe oraz organizacje studenckie.
2. Zgłaszający Projekt ponoszą odpowiedzialność za prezentowane w nim treści.
3. Kierownikiem projektu zgłaszanego przez studentów jest pracownik naukowy lub naukowo-dydaktyczny związany z tematyką proponowanego projektu z macierzystej uczelni, w przypadku kół i organizacji studenckich Kierownikiem projektu jest Opiekun tych organizacji.
4. Każdy zgłoszony Projekt musi mieć Kierownika projektu.
5. Jedna osoba może zgłosić maksymalnie 5 projektów festiwalowych i 1 projekt piknikowy. Pracownicy z danej jednostki uczelni (pracowni/zakładu/katedry) mogą zgłosić maksymalnie 1 projekt piknikowy.
6. W zależności od formy projektu należy uwzględnić odpowiednią liczbę przygotowujących i przedstawiających:
   1. wykład – Kierownik projektu i maksymalnie 2 współorganizatorów;
   2. ćwiczenie/ laboratorium/ seminarium – Kierownik projektu, maksymalnie 4 współorganizatorów i do 10 studentów;
   3. projekt piknikowy – Kierownik projektu, maksymalnie 5 współorganizatorów i do 10 studentów.
7. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za zgłoszenia, przygotowanie i przeprowadzenie projektu, kontakt z Koordynatorami Wydziału/ Uczelni oraz osobami zgłaszającymi się na jego projekty, dlatego konieczne jest podanie aktualnego numeru telefonu oraz adresu e-mail w celu szybkiej i sprawnej wymiany informacji.
8. Kierownik projektu zgłasza projekt poprzez elektroniczny system rejestracji projektów na stronie Festiwalu. W tym celu Kierownik projektu powinien utworzyć konto o profilu „Kierownik projektu” w serwisie rejestracyjnym Festiwalu, a następnie w sposób szczegółowy wypełnić kartę zgłoszenia projektu, podając wszystkie dane dotyczące projektu.
9. Projekt powinien spełniać następujące cele: w przystępny sposób popularyzować wyniki najnowszych badań, być pomysłowy, innowacyjny, różnorodny i widowiskowy, odpowiednio dobrany do odbiorców.
10. Uzupełniona karta zgłoszenia projektu poprzez system rejestracji trafia do zatwierdzenia do odpowiedniego Koordynatora Wydziałowego, a następnie do Koordynatora Uczelnianego, którzy dokonują oceny przygotowanego projektu ze względu na powyższe cele.
11. W razie niedostosowania do powyższych wytycznych oraz w sytuacji wątpliwości Koordynator kontaktuje się z Kierownikiem projektu, zaleca poprawienie i doprecyzowanie informacji na temat projektu. W przypadku, gdy projekt nie będzie spełniał powyższych wymogów oraz nie zostanie doprecyzowany zgodnie z zaleceniami zostanie odrzucony przez stosownego Koordynatora.
12. Kierownik projektu zgłaszający projekty zobowiązany jest do weryfikacji zgłaszanych przez siebie projektów, w przypadku braku zainteresowania nim w poprzedniej edycji. Jeżeli zostanie zgłoszony projekt, który nie cieszył się zainteresowaniem w poprzedniej edycji Festiwalu zostanie on odrzucony.
13. Kierownik odpowiada za przygotowanie i zrealizowanie projektu. W przypadku, gdy projekt tworzy więcej osób jego prezentacje może poprowadzić osoba wskazana przez Kierownika danego projektu.
14. Kierownik projektu lub osoba wskazana przez niego jako osoba odpowiedzialna za dany projekt zobowiązana jest do dołożenia starań by projekt został należycie zrealizowany zgodnie z wytycznymi wyznaczonymi przez Organizatorów.
15. W przypadku konieczności wyjaśnienia wszelkich kwestii związanych z przygotowaniem projektu w niniejszych wytycznych pytania należy kierować do Koordynatora Wydziału, który konsultuje niniejszy problem z Koordynatorem Uczelnianym.
16. Kierownik projektu lub osoba wskazana przez niego jako odpowiedzialna za dany projekt, jest zobowiązana do obecności i gotowości do prezentacji przez pierwsze 15 minut czasu wyznaczonego na prezentację bez względu na to, czy na dany projekt zgłoszą się Uczestnicy.

 

IV. BEZPIECZEŃSTWO I ZACHOWANIE PORZĄDKU W TRAKCIE LUBELSKIEGO FESTIWALU NAUKI

1. Każdy z Organizatorów jest odpowiedzialny za organizację i przebieg projektów festiwalowych organizowanych we własnym zakresie, w tym w szczególności za zapewnienie bezpieczeństwa oraz przestrzeganie zasad budowlanych, BHP, przeciwpożarowych, sanitarnohigienicznych i medycznych przewidzianych przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
2. Osoby małoletnie uczestniczą w Festiwalu na wyłączną odpowiedzialność osób dorosłych, które w danej chwili sprawują nad nimi opiekę.
3. Uczestnicy Festiwalu są zobowiązani do zachowywania się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych Uczestników, a w szczególności przestrzegania przepisów BHP, przeciwpożarowych, postanowień niniejszego Regulaminu, stosowania się do poleceń Organizatorów oraz służb porządkowych.
4. Na Terenie Festiwalu zakazuje się bez zezwolenia Organizatorów jakiejkolwiek działalności handlowej, zarobkowej, promocyjnej, reklamowej lub agitacji politycznej.
5. Na Terenie Festiwalu obowiązuje zakaz wnoszenia i posiadania przez Uczestników broni, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych i innych niebezpiecznych materiałów, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychotropowych oraz innych środków i substancji tego typu.
6. Na Terenie Festiwalu obowiązuje zakaz:

• • wstępu dla osób znajdujących się pod wpływem alkoholu, narkotyków, środków odurzających, substancji psychotropowych oraz innych środków i substancji będących przedmiotem ustawy z dnia 29.07.2005 o przeciwdziałaniu narkomanii tj. Dz.U. 2023  1939;
  • wstępu dla osób zachowujących się agresywnie, prowokacyjnie lub w inny sposób stwarzający zagrożenie dla bezpieczeństwa Uczestników Festiwalu albo porządku publicznego;
  • wchodzenia do lub przechodzenia przez obiekty, tereny oraz urządzenia nieprzeznaczone do powszechnego dostępu;
  • wchodzenia do pomieszczeń służbowych, miejsc nieprzeznaczonych dla Uczestników.

7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do usunięcia każdego Uczestnika, który narusza postanowienia niniejszego Regulaminu, zasady bezpieczeństwa publicznego, zasady kultury osobistej lub przeszkadza innym Uczestnikom Festiwalu w udziale i odbiorze projektów festiwalowych.
8. Uczestnik wydarzenia ponosi odpowiedzialność za szkody jakie poniosą Organizatorzy w wyniku jego działań.
9. W przypadku stwierdzenia wyrządzenia szkody przez Uczestnika Organizatorzy sporządzą protokół szkody wraz z kosztorysem napraw, których kopie zostaną przesłane na adres Uczestnika. Uczestnik jest zobowiązany pokryć koszty naprawienia szkody w terminie 14 dni od daty doręczenia noty obciążeniowej.
10. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody materialne, jakie poniósł Uczestnik (utratę lub uszkodzenie sprzętu, odzieży czy innych przedmiotów należących do Uczestnika).
11. W przypadku zauważenia pożaru lub innego zagrożenia dla zdrowia, życia lub mienia, Uczestnicy oraz osoby przebywające na Terenie Festiwalu powinny:

• • natychmiast powiadomić Służby Porządkowe i postępować zgodnie z ich poleceniami;
  • unikać paniki;
  • w sposób spokojny opuścić Teren Festiwalu.

 

V. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Klauzula informacyjna

1. W związku z rejestracją w Festiwalu pobierane są od osób dokonujących rejestracji dane osobowe w zakresie: imię, nazwisko, telefon, adres e-mail, informacja o instytucji, którą osoba reprezentuje (np. szkoła, uczelnia, instytut naukowy). W przypadku chęci otrzymania certyfikatu uczestnictwa w Festiwalu konieczne jest przekazanie również daty urodzenia.
2. Dane osobowe zawarte w formularzu zgłoszeniowym przekazywane są przez osobę zgłaszającą dobrowolnie. Ich przekazanie jest niezbędne do realizacji celu przetwarzania, tj. rejestracji i udziału w Festiwalu, ich nie podanie będzie skutkowało brakiem możliwości udziału w Festiwalu.
3. Organizatorzy:

• • Uniwersytet Medyczny w Lublinie, Aleje Racławickie 1, 20-059 Lublin, www.umlub.pl. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: iod@umlub.pl – Administrator 1 – Główny Organizator;
  • Uniwersytet Marii Curie – Skłodowskiej w Lublinie, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 5, 20-031 Lublin, https://www.umcs.pl/ . Kontakt do Inspektora Danych Osobowych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych – iod@mail.umcs.pl – Administrator 2;
  • Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, ul. Akademicka 13, 20-950 Lublin, https://up.lublin.pl/. Kontakt do Inspektora Danych Osobowych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych – anna.buchlinska@up.lublin.pl – Administrator 3;
  • Politechnika Lubelska, ul. Nadbystrzycka 38 D, 20-618 Lublin, https://pollub.pl/. Kontakt do Inspektora Danych Osobowych w sprawach dotyczących danych osobowych – t.jonski@pollub.pl – Administrator 4;
  • Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, Aleje Racławickie 14, 20-950 Lublin, https://www.kul.pl/. Kontakt do Inspektora Danych Osobowych w sprawach dotyczących danych osobowych –  iod@kul.pl – Administrator 5;
  • Urząd Miasta Lublin, Plac Króla Władysława Łokietka 1, 20-109 Lublin,  https://lublin.eu/urzad-miasta-lublin/. Kontakt do Inspektora Danych Osobowych w sprawach dotyczących danych osobowych –  oswns@iod.lublin.eu – Administrator 6.

w zakresie organizacji Festiwalu oraz przetwarzania danych jego Uczestników posiadają status Administratorów danych i informują, że zgromadzone dane są przetwarzane z zachowaniem wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw.: Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych/RODO). Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu przeprowadzenia procesu rejestracji udziału w Festiwalu oraz jego organizacji, a także celach statystycznych i archiwalnych, jak również ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.

4. Każdy z Administrator jest odpowiedzialny za:
5. udzielanie odpowiedzi osobom, których dane dotyczą w zakresie ich żądania,
6. zapewnienie poufności danych,
7. zapewnienie dostępu do danych wyłącznie osobom upoważnionym,
8. prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych,
9. przyjmowanie oraz rozpatrywanie wniosków i żądań zgłoszonych w związku z RODO zgodnie z wewnętrznymi procedurami,
10. prowadzenie komunikacji z podmiotami danych w sprawie uprawnień wynikających z RODO zgodnie z wewnętrznymi procedurami,
11. prawidłową realizację procedur ustanowionych w związku z RODO,
12. zawiadamianie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i podmiotów danych o naruszeniach ochrony danych osobowych zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
13. Każdy z Administratorów w zakresie, w jakim samodzielnie przetwarza dane osobowe, zobowiązany będzie do weryfikacji adekwatności i poprawności danych zebranych w ramach własnych czynności przetwarzania. Niezależnie od powyższego podziału obowiązków, każdy z Administratorów odpowiada tak samo za należyte i zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych Uczestników.
14. Administratorzy ustanowili wspólny punkt kontaktowy. Za pomocą adresu e-mail: iod@umlub.pl lub pisemnie na adres Administratora 1 (Głównego Organizatora) – Uczestnik może się skontaktować się w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji swoich praw.

Niezależnie od wyznaczenia wspólnego punktu kontaktowego, Uczestnik może zrealizować swoje prawa wobec każdego z Administratorów. Wtedy we własnym zakresie Administrator, który otrzymał żądanie Uczestnika przekaże je do właściwego podmiotu – właściwego Administratora, co oznacza, że żądanie realizacji praw skierowane do każdego z Administratorów jest żądaniem złożonym zgodnie z RODO.

Dane kontaktowe IOD pozostałych Administratorów:

• • Współadministrator 2: iod@mail.umcs.pl
  • Współadministrator 3:  anna.buchlinska@up.lublin.pl
  • Współadministrator 4:  t.jonski@pollub.pl
  • Współadministrator 5: iod@kul.pl
  • Współadministrator 6: oswns@iod.lublin.eu

7. Zgromadzone dane nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, w tym takich, z którymi Główny Organizator zawrze stosowne umowy, np. w związku z korzystaniem z usług zewnętrznych, m.in. w zakresie IT. Dane osobowe będą przetwarzane w okresie realizacji Festiwalu, a także archiwizacji dokumentacji po zakończeniu Festiwalu, zgodnie z przepisami prawa i procedurami Głównego Organizatora, zaś w przypadku ewentualnych roszczeń w okresach wynikających z przepisów prawa powszechnego tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b), c), f) RODO. Osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przenoszenia danych, lub odwołania zgody jeśli podstawą przetwarzania jest zgoda – zgodę wycofać można w każdym momencie, zaś jej wycofanie nie ma wpływu na legalność przetwarzania przed jej cofnięciem.
8. W przypadkach przewidzianych przepisami prawa Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. W odniesieniu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w ramach Festiwalu nie będą dokonywane operacje profilowania, ani nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany.
10. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.
11. Wizerunek i głos Uczestnika mogą być utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, nieodpłatne używane oraz rozpowszechniane przez Administratorów danych w formie publikacji tradycyjnych i elektronicznych związanych z promocją Festiwalu, obejmujących wszelkie formy publikacji, w szczególności: zdjęcia, plakaty, ulotki, drukowane materiały promocyjne, filmy reklamowe oraz ich umieszczanie w internecie (portale społecznościowe, strony internetowe), a w szczególności na stronie internetowej Festiwalu (www.festiwal.lublin.pl) Wizerunek może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania obrazu, kadrowania i kompozycji, bez obowiązku akceptacji produktu końcowego, lecz nie w formach obraźliwych lub ogólnie uznanych za nieetyczne. Uczestnik zrzeka się wszelkich roszczeń, w tym również o wynagrodzenie (istniejących i przyszłych), z tytułu wykorzystywania swojego wizerunku we wskazanym celu.

 

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Udział w Festiwalu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo ustalenia i zmian w przebiegu oraz programie Festiwalu bez podania przyczyny. Informacje w tym zakresie będą umieszczone na stronie Festiwalu.
3. Służby Porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi.
4. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej. Siła wyższa oznacza zdarzenie nagłe, nieprzewidywalne, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia. Takie zdarzenia mogą obejmować w szczególności: katastrofy naturalne, wojny, rewolucje, epidemie, blokady dróg, oficjalne decyzje organów władzy i administracji publicznej, niekorzystne warunki atmosferyczne, awarie lub zakłócenia pracy urządzeń dostarczających energię elektryczną.
5. Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatorów.
6. Niniejszy Regulamin jest udostępniony na stronie internetowej Festiwalu.

Regulamin został opublikowany w dniu 28 maja 2024 r.

 

 

• Załącznik nr 1 – „Polityka prywatności serwisu Lubelskiego Festiwalu Nauki”
• Wytyczne zgłaszania projektów